Шаблон учёта клиентов в Excel

Если клиентов немного и с ними работает один-два человека, таблица в Excel или Google Таблицах закрывает базовый учёт без затрат на систему. Разберём, какие столбцы должны быть в таблице, чтобы она реально помогала, а не превращалась в свалку строк.

Обязательные столбцы

• Имя и контакт клиента — телефон, мессенджер, откуда пришёл (реклама, сарафан, сайт).
• Статус сделки — новая заявка, в работе, ждёт оплаты, оплачено, отказ. Список статусов держите коротким и одинаковым для всех строк.
• Дата последнего контакта — когда в последний раз связывались с клиентом.
• Дата следующего действия — когда перезвонить или напомнить о себе. Без этого столбца заявки зависают без движения.
• Ответственный менеджер — кто ведёт клиента, если работает больше одного человека.
• Сумма сделки — для расчёта конверсии и среднего чека.
• Комментарий — короткая заметка о договорённостях, чтобы не держать в голове.

Как вести таблицу без ошибок

• Используйте выпадающий список для статуса — это исключает разночтения вроде «в работе» и «В работе».
• Сортируйте по дате следующего действия каждое утро — так видно, кому сегодня звонить.
• Заведите один файл на всю команду, а не личные копии у каждого менеджера — иначе версии расходятся.
• Раз в неделю чистите строки с отказами в архив, чтобы не путались с активными сделками.

Когда таблицы уже недостаточно

Шаблон работает, пока клиентов десятки, а не сотни, и с ними работает один-два человека. Сигналы, что пора переходить дальше: два человека одновременно связались с одним клиентом, заявки стали теряться между строк, нужна история переписки, а не только статус. Подробнее — в статье о переходе от Excel к CRM.

Итог

Хорошо структурированная таблица с правильными столбцами закрывает учёт клиентов на старте бизнеса. Как только появляется команда и растёт число заявок — таблица становится узким местом, и есть смысл смотреть в сторону CRM. Подробнее про варианты — на странице цен.

Три правила, без которых таблица разваливается за месяц

Шаблон — это половина дела; вторая половина в том, как его вести. Три правила, нарушение которых убивает любую таблицу:

• Одна строка = один клиент. Если у клиента несколько покупок, они идут в отдельную вкладку со ссылкой на него, а не новыми строками в основной. Иначе через месяц у вас три «Иван Петров» с разными телефонами.
• Единый формат телефона. Выберите один вид записи и держитесь его. Разнобой означает, что вы не найдёте клиента поиском и заведёте дубль.
• Статусы из списка, а не текстом. «Думает», «думает…», «на подумать» — для вас одно и то же, для фильтра три разных значения. Сделайте выпадающий список из пяти вариантов и не добавляйте новые по ходу.

Две колонки, которые обычно забывают

В шаблоне есть очевидное — имя, телефон, статус, сумма. Но именно эти две колонки превращают список контактов в рабочий инструмент:

Если добавить в таблицу только эти две колонки и честно их заполнять, она закроет большую часть того, ради чего покупают CRM на старте.

Чего таблица не сделает никогда

Честная граница, чтобы не разочароваться: таблица не совершает действий. Она не напомнит о звонке, не отправит сообщение, не изменит статус по событию и не покажет двум людям одну и ту же актуальную версию, если файл лежит на компьютере.

Первое ограничение обходится дисциплиной — привычкой открывать фильтр «дата прошла» каждое утро. Второе обходится переносом таблицы в облако, и это стоит сделать сразу. А вот когда обходить приходится оба одновременно и каждый день, вы уже платите за отсутствие системы больше, чем стоила бы система.